Datové schránky - teorie a realita nového způsobu elektronické komunikace v CR

Článek¹⁾ popisuje právní úpravu doručování v České republice a koncentruje se především na změny, které nastaly zahájením doručování do datových schránek. Při přípravě článku byly využity necelé dvě desítky českých právních předpisů, 4 knihy, 3 sborníky z konferencí o elektronizaci veřejné správy, několik článků v recenzovaných časopisech (Správní právo, Právní rádce, Masaryk University Journal of Law and Technology) a dále asi 20 internetových stránek zaměřených na aplikaci práva v oblasti e-Governmentu.

V České republice existovala po mnoho let velmi složitá právní úprava doručování. Složitostí vynikal zejména občanský soudní řád, podle něhož existovalo asi 22 různých postupů pro doručování.²⁾ Právní úprava navíc umožňovala vyhýbat se doručení a tím i právním důsledkům z toho plynoucím.³⁾ Nepřehlednost a nejednotnost právní úpravy o doručování dle různých procesních předpisů vedla k zásadně nové úpravě doručování, která vstoupila v účinnost dne 1.7.2009.⁴⁾

Ve druhé polovině roku 2009 bylo v ČR zahájeno také doručování do datových schránek, které jsou součástí procesu implementace informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě (e-Government). Klíčovými daty jsou 1.7.2009 (od tohoto data si mohly jednotlivé subjekty zvolit okamžik, odkdy začnou používat datovou schránku) a 1.11.2009 (tohoto dne byla datová schránka zpřístupněna všem subjektům, kterým se zřizuje povinně a které si datovou schránku neaktivovaly samy). Nový způsob doručování má několik cílů: za použití elektronických nástrojů urychlit proces doručení, snížit podíl nedoručených zásilek a snížit celkové náklady na doručování. Hovořímeli o nákladech na doručování a podání, je ještě třeba poznamenat, že výdaje spojené s provozem Informačního systému datových schránek (dále jen "IS DS") hradí stát za všechny datové zprávy, kde je odesílatelem anebo adresátem některý orgán veřejné moci.⁵⁾

Podstatným faktem je, že doručování prostřednictvím datových schránek není totéž, co běžná e-mailová komunikace. Každá zpráva dodaná do datové schránky je označena elektronickou značkou dle § 2 písm. c) zákona o elektronickém podpisu⁶⁾ a navíc je opatřena kvalifikovaným časovým razítkem dle § 2 písm. r) téhož zákona, takže lze na ni vztáhnout presumpci pravosti elektronického dokumentu dle § 69a odst. 8 zákona o archivnictví a spisové službě.⁷⁾

Česká republika není jediným státem, kde je uzákoněno doručování do datových schránek. Do jisté míry podobný systém existuje také v Rakousku, jehož právní úprava byla inspirací pro Českou republiku.⁸⁾ V ČR bylo doručování prostřednictvím datových schránek zavedeno zákonem č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen "zákon č.300/2008 Sb.").

Zákon č.300/2008 Sb. definuje datovou schránku (§ 2) jako elektronické úložiště pro doručování orgány veřejné moci a provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku je možné využívat pro komunikaci mezi dvěma orgány veřejné moci, mezi orgánem veřejné moci a soukromoprávním subjektem (právnická osoba, fyzická osoba). Od 1.1.2010 také mezi dvěma soukromoprávními subjekty (komunikaci mezi soukromoprávními subjekty však zákon do 1.7.2010 omezuje pouze na zasílání faktur).⁹⁾

IS DS (§ 14) je informačním systémem veřejné správy ve smyslu § 3 zákona č.365/ 2000 Sb.¹⁰⁾ Správcem tohoto informačního systému je Ministerstvo vnitra a provozovatelem je držitel poštovní licence (Česká pošta, s.p.).

K subjektům, jimž je datová schránka zřizována obligatorně, patří orgány veřejné moci, právnické osoby zřízené zákonem (např. veřejné vysoké školy a veřejné výzkumné instituce), právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, organizační složky zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a dále také některé podnikající fyzické osoby (advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci). Advokátům a daňovým poradcům se však bude datová schránka povinně zřizovat až od 1.1.2012.

Pojem orgán veřejné moci je v zákoně č.300/2008 Sb. definován nezvykle široce. Orgánem veřejné moci se zde rozumí: státní orgány, orgány územních samosprávných celků, různé státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři.

Pro ostatní, výše neuvedené subjekty (např. nepodnikající fyzické osoby, osoby podnikající na základě živnostenského zákona, občanská sdružení, spolky, tělovýchovné organizace) může být datová schránka zřízena pouze tehdy, když o to požádají.

Orgány veřejné moci mohou požádat o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci.¹¹⁾ Právnické osoby neplnící funkci orgánu veřejné moci mají nárok na zřízení pouze jedné datové schránky.

Fyzické osoby mají zpravidla nárok na zřízení pouze jedné datové schránky. V některých případech je přesto možné, aby bylo jedné fyzické osobě zřízeno několik datových schránek (např. jedna datová schránka podnikající fyzické osoby pro záležitosti spojené s podnikatelskou činností a jedna datová schránka fyzické osoby pro ostatní případy). Ještě složitější situace by mohla nastat, kdyby se jednalo o fyzickou osobu, která je advokátem, daňovým poradcem nebo insolvenčním správcem, a zároveň ještě podniká podle živnostenského zákona. Takové osobě mohou být zřízeny dokonce 3 datové schránky - jedna pro výkon svobodného povolání, druhá pro činnosti dle živnostenského zákona a třetí pro občanské záležitosti nesouvisející s podnikatelskou činností.

Datová schránka se dle § 11 znepřístupňuje pro doručování při zániku osoby (zánik právnické osoby, zániku orgánu veřejné moci, ukončení podnikatelské činnosti fyzické osoby, úmrtí fyzické osoby) nebo při jejím omezení na svobodě (vazba, výkon trestu, pobyt v detenčním ústavu).

Schránky zřízené dobrovolně mohou být znepřístupňovány i na žádost oprávněné osoby, a to dokonce opakovaně. Praktické to může být zejména tehdy, když fyzická osoba s přístupem do datové schránky plánuje pobyt v zahraničí a nemohla by reagovat na doručené zprávy v potřebné lhůtě. Subjekty s povinně zřizovanou datovou schránkou (např. orgány veřejné moci, právnické osoby registrované v obchodním rejstříku) o znepřístupnění datové schránky žádat nemohou, znepřístupnění jejich datové schránky je možné jen při zániku subjektu.

Možnost některých subjektů znepřístupňovat datovou schránku má pro doručující orgány veřejné moci jeden důležitý důsledek. Nestačí zjistit jen to, zda schránka existuje. Je nutné ověřit, zda je v tuto chvíli také přístupná pro doručování.

Datová schránka může být zrušena při naplnění podmínek uvedených v § 13 citovaného zákona. Ke zrušení schránky dojde 3 roky po zániku subjektu, pro který byla zřízena (zánik právnické osoby, zánik orgánu veřejné moci, ukončení podnikatelské činnosti fyzické osoby, úmrtí fyzické osoby). Z výše uvedeného vyplývá, že před zrušením datové schránky dojde nejprve k jejímu znepřístupnění a teprve po uplynutí téměř 3 let od znepřístupnění může být schránka zrušena.

Osoby s oprávněním přistupovat do datové schránky jsou definovány v § 8 zák. č.300/2008 Sb. Oprávnění k přístupu do datové schránky fyzické osoby (podnikající fyzické osoby) má fyzická osoba (podnikající fyzická osoba), pro niž byla datová schránka zřízena. Oprávnění k přístupu do datové schránky právnické osoby má statutární orgán, člen statutárního orgánu právnické osoby a vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena. Oprávnění k přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci má vedoucí zaměstnanec orgánu veřejné moci.

V mnoha případech (např. ve velkých obcích, ústředních úřadech nebo ve velkých firmách) by bylo neefektivní, kdyby se vedoucí pracovníci věnovali administrativní činnosti spojené s obsluhou datových schránek. Zákon na tyto případy pamatuje tím, že osoba oprávněná k přístupu do datové schránky může udělit přístup do datové schránky další tzv. pověřené osobě. Zároveň při tom určí, v jakém rozsahu se tato pověřená osoba bude starat o administrativu spojenou s datovou schránkou.

Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky může jmenovat také administrátora, který bude oprávněn sám jmenovat pověřené osoby. Administrátor navíc smí vůči Ministerstvu vnitra činit úkony spojené s provozem datových schránek, např. žádat o znepřístupnění datové schránky (§ 14 odst. 4) a její opětovné zpřístupnění (§ 14 odst. 6).

Orgán veřejné moci musí doručovat prostřednictvím datové schránky všechny dokumenty, u nichž to jejich povaha nevylučuje,¹²⁾ a jsouli splněny další podmínky dle § 17 zákona č.300/2008 Sb. Mezi tyto podmínky patří, že adresát má zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku.¹³⁾ Doručení prostřednictvím datové schránky se dále nepoužije, pokud se doručuje na místě¹⁴⁾ nebo veřejnou vyhláškou.¹⁵⁾

Náklady spojené s provozem IS DS navíc nenese orgán veřejné moci. Dle § 14 odst. 2 zákona hradí tyto výdaje stát z prostředků státního rozpočtu. Jestliže orgány veřejné moci nemusí hradit poplatky za odesílání jednotlivých datových zpráv, s každou odeslanou datovou zprávou vzniká orgánu veřejné moci úspora na poštovném. Orgány veřejné moci jsou takto motivovány odeslat co nejvíce písemností prostřednictvím datových schránek.